Arkivplan.no
Utskriftsvennlig versjon

Arkivansvar og fullmakter

Rådmannens ansvar: 

Rådmannen i Narvik kommune har i følge kommuneloven og arkivforskriften det overordnede ansvaret for kommunens arkiv og for at organiseringen og oppfølgingen av arkivarbeidet er i samsvar med lover og forskrifter om offentlig saksbehandling. Innholdet i rådmannens arkivansvar er ellers fastsatt i forskrift om offentlige arkiver ( § 1-1-, andre og tredje ledd). Rådmannenhar delegert arkivlederansvaret til enhetsleder samfunnskontakt og service. 

Arkivleder: 

Arkivtjenesten i Narvik kommunen er organisert i enhet samfunnskontakt og service. Leder for enhet samfunnskontakt og service er også arkivleder og har ansvar for kommunens arkivtjeneste og faglig overordnet for arkivpersonalet i alle kommunale enheter. 

Arkivtjeneste: 

Kommunens arkivtjeneste består av enhet samfunnskontakt og service sitt arkivpersonale og arkivtjenester som er desentralisert.

Arkivansvarlige: 

Ansvar for de forskjellige dokumentasjonssystemene som Narvik kommune benytter ligger til enhetsleder der arkivet dannes: 

Sentralarkiv/Acos WebSak

Enhetleder samfunnskontakt og service

Fagsystem: Visma Familia

Enhetsleder Barnevern

Fagsystem: Visma Profil

Enhetsleder Tildelingskontoret

Fagsystem: Visma Velferd

Enhetsleder NAV

PPT

Enhetsleder PPT 

Enhetslederne har til daglig ansvaret for fag/brukerarkivene ved de enkelte enhetene og er ansvarlig for å lage rutiner og retningslinjer i samarbeid med arkivtjenesten. På tjenestesteder som har desentralisert arkivtjeneste, skal enhetsleder utpeke en arkivansvarlig med ansvar for at det praktiske arkivarbeidet utføres i samsvar med gjeldende regler.

Ansvar for oppgavene:

  • Narvik kommunes arkivtjeneste har arkivansvaret for de enhetene som bruker ACOS WebSak til saksbehandling. Ansvaret omfatter også kommunens arkivdepot, bortsettingsarkiv og eldre, avsluttede arkiv.
  • Politisk sekretariat har ansvar for utvalgsarkivene for de politiske styrer, råd og utvalg som kommunen administrerer. 
  • Arkivansvarlige ved enhetene som benytter egne fagsystem har ansvar for alle oppgaver tilknyttet eget fagsystem. Dette inkluderer dokumentasjon av systemet. 

Ved utførelse av oppgavene skal arkivansvarlige:

  • sørge for at arbeidsoppgavene til enhver tid blir utført på en rasjonell og effektiv måte slik at brukerne får den service og de tjenester de har krav på.
  • registrere og skanne inngående brev og andre forespørsler utenfra og kontrollerer at de blir besvart (journalføring og restansekontroll).
  • sikre at arkivet dokumenterer en saks-opprinnelse, saksbehandlingsprosessen (interne dokumenter, kommentarer, utredninger, osv.) og resultatet av behandlingen (vedtak, avtaler, kopi av utgående skriv, oppfølging).
  • sørge for systematikk og sammenheng i arkivene, slik at de kan fungere som informasjonskilde og informasjonssystem for administrasjonen, rettslig og forvaltningsmessig dokumentasjon og som arkivkilder for ettertiden.
  • sørge for at det blir tatt vare på dokumentasjon av arkivrutiner, arkivsystem og informasjonsbærere.

De arkivansvarlige har det daglige ansvaret for at postbehandling og arkivlegging skjer i samsvar med reglene i arkivforskriften og kommunens arkivplan.

Saksbehandlernes oppgaver:

Saksbehandlerne plikter å følge de retningslinjer som gjelder for kommunen i all dokumentbehandling, arkivdanning og bruk av arkivet. Saksbehandlerne skal også kjenne arkivplanen for Narvik kommune. 

Laster...