Rutine

Formål

• Rutinen skal gi en oversikt over hvordan ledere, saksbehandlere og arkivarer skal håndtere forespørsler om innsyn. Rutinen skal også avklare ansvarsforholdet mellom arkivet og ledere/saksbehandlere.
• Forespørsler om innsyn skal avgjøres uten ugrunnet opphold, jf. Offentleglova § 29, første ledd. Det vil si så snart som praktisk mulig, sykdom og fravær er ikke tilstrekkelig grunn til utsettelse. Dersom innsynskravet ikke er besvart innen tre virkedager regnes det som avslag og kan påklages.
• Det er viktig å merke seg at det ikke skal gis innsyn i dokumenter som ikke er ekspedert/ikke ferdigstilt i websak, det vil si dokumenter som er under arbeid.

Allmennhetens rett til innsyn i saksdokumenter

Offentleglova setter klare krav til hvilke innsynsrettigheter som offentligheten har i forvaltningsorganenes dokumenter:

• Alle saksdokumenter som kommer inn til eller blir framlagt for et offentlig organ, eller dokumenter som organet selv har opprettet, er offentlige og åpne for innsyn dersom ikke annet følger av lov eller forskrift. 
• Inngangsporten til disse saksdokumentene er organets postjournal, og postjournalen ved et offentlig organ er et offentlig dokument som på forespørsel skal gjøres tilgjengelig for enhver. 
• Offentlig postjournal for Narvik kommune sin administrasjon publiseres digitalt på www.narvik.kommune.no. Av kvalitetssikringshensyn er det lagt inn tre virkedager forsinkelse fra postlisten er produsert til den offentliggjøres på nettet.

Loven skiller mellom å unnta hele dokumenter og adgang til å unnta opplysninger fra offentlighet. Saksdokumenter eller opplysninger som er unntatt offentlighet skal vurderes med henblikk på offentlighet hver gang noen ønsker innsyn. 

Når det er anledning til å gjøre unntak fra innsyn basert på hjemmel i lov eller forskrift, skal et offentlig organ likevel vurdere å gi helt eller delvis innsyn, jf. prinsippet om meroffentlighet. Innsyn bør gis dersom hensynet til offentlig innsyn veier tyngre enn behovet for unntak.

Krav om innsyn i saksdokumenter, journaler og andre registre produsert eller mottatt ved organet kan fremmes skriftlig eller muntlig, men det er ønskelig at man sender en skriftlig innsynsbegjæring som elektronisk post via vår selvbetjeningsløsning på kommunens hjemmeside. Innsynskrav må gjelde en bestemt sak eller i rimelig utstrekning saker av en bestemt art. Innsynskrav for en ubestemt periode eller en ubestemt rekke saker vil bli avvist.

Alle henvendelser om innsyn i dokumenter skal journalføres i samlesaken for gjeldende år “Begjæring om innsyn xxxx”. Besvarelsen av innsynskravet skal journalføres samme sted.

Behandling av krav om innsyn

Hovedregelen er at det er saksbehandler selv som skal behandle innsynskrav.

• Forvaltningsorganet har plikt til å behandle et innsynskrav «uten ugrunnet opphold». Det vil si at et innsynskrav skal være behandlet umiddelbart og senest innen 3 virkedager etter at kravet er mottatt. Dersom vedkommende som har framsatt kravet ikke har fått svar innen fem virkedager er dette å anse som et avslag etter Offentleglova § 32 andre ledd. 
  Det kan være nødvendig å gi et midlertidig svar til den som har bedt om innsyn dersom man ser at fristen ikke kan overholdes. Midlertidige svar skal også journalføres i sak-arkivsystemet.
• Et eventuelt avslag på innsynskravet skal være skriftlig og begrunnet med lovhjemmel for avslaget, samt ledd, bokstav eller nummer. Dersom Offentleglova § 13 er grunnlag for avslaget skal det også henvises til hvilken lovhjemmel som pålegger taushetsplikt. Dersom avslaget er bygget på forskrift må det opplyses om dette, og hvilke punkter som er lagt til grunn. Avslaget skal også opplyse om klageadgang og klagefrist.
• Den som har begjært innsyn og fått avslag kan innen tre uker etter å ha mottatt avslaget, kreve en nærmere begrunnelse, jf. Offentleglova § 31, andre ledd. Forvaltningsorganet skal da gi en slik begrunnelse snarest mulig og senest innen ti arbeidsdager.

Dersom det blir innvilget innsyn, skal svarbrevet (med evt. sladdet vedlegg) avskrive den inngående innsynsbegjæringen med svarbrevet

Behandling av forespørsler om dokumenter som er vurdert unntatt offentlighet

Når et dokument er vurdert til å være unntatt fra offentlighet og kommunen får innsynsbegjæring vil begjæringen legges i felles sak og arkivet setter det til korrekt saksbehandler 

Avslag på innsynskrav

Avslag på innsynskrav skal være skriftlig og skal inneholde

1. Henvisning til unntaksparagraf
2. Orientering om at meroffentlighet er vurdert
3. Orientering om klageadgang og klagefrist

Forslag til standardtekst ved avslag:

«Avslag på begjæring om innsyn kan påklages innen tre uker fra avslaget er mottatt, jf. Offentleglova § 32. Klagebrevet skal stiles til den instans som er nærmest overordnet det organ som har gitt avslaget, dvs. Fylkesmannen, men klagen skal sendes til Narvik kommune, jf. Offentleglova § 32. Hvis avslaget på innsyn opprettholdes vil klagen videresendes fylkesmannen til behandling.»

Svar på innsynsforespørsler skal registreres i websak på samme sak hvor aktuell innsynsbegjæring er journalført.

Partsinnsyn

Det er Forvaltningsloven med forskrift som regulerer enkeltpersoner sin adgang til innsyn i opplysninger som gjelder dem selv. Som part i en sak har man som hovedregel rett til innsyn i alle registrerte opplysninger som omhandler en selv, men det finnes også visse unntak (for eksempel for interne notat som er unntatt offentlighet, eller opplysninger som det av helsemessige eller personlige forhold er utilrådelig at blir gjort kjent for parten direkte).

Også krav om partsinnsyn kan fremmes skriftlig eller muntlig, men det er ønskelig at man sender en skriftlig innsynsbegjæring enten pr. post eller elektronisk post til vårt postmottak postmottak@narvik.kommune.no. Ved bruk av elektronisk post kan forvaltningsorganet be om ytterligere dokumentasjon for å sikre partens autensitet,
jf. eForvaltningsforskriften § 4 punkt 2.

Innsyn for forskere

Innsynskrav i forskningsøyemed skal behandles i tråd med gjeldende lovverk, se Forvaltningslovens § 13 d og forskrift til forvangsloven § 8. Søknad om innsyn skal rettes til vedkommende departement, men arkivleder kan være behjelpelig med utforming av søknaden.

Innsyn i personalsaker

En ansatt i offentlig forvaltning er å betrakte som en offentlig person. Dette medfører at vi må gi innsyn i saker som betraktes som personlige opplysninger, men som etter regelverket ikke er det. Eksempel på dette kan være lønn til kommunale tjenestemenn eller permisjonssøknad hvor årsaken ikke er begrunnet i taushetsbelagte opplysninger, jf. Forvaltningslovens § 13.

 om I slike tilfeller må vi vurdere meroffentlighet, sladde bort taushetsbelagte opplysninger eller som i en kombinasjon kan gi opplysninger som ikke er formålstjenlige for den det gjelder. F.eks. må personnummer og kontonummer sladdes i en arbeidsavtale før man gir innsyn.

Sladding skal foregå manuelt ved at  tar utskrift av dokumentet og sladder over de opplysningene som ikke skal vises. Deretter skanner inn dokumentet på nytt og sender det over elektronisk, eller tar en kopi og sender i posten.

Tilgang til saksdokumenter/møteprotokoller:

• Saker som skal til behandling i politiske organ og som publikum ønsker tilgang til, er tilgjengelig for publikum elektronisk på kommunens hjemmeside www..kommune.no/politikk/sakslister.   

Metode for innsyn

Innsyn i offentlige dokumenter er som hovedregel gratis. Dersom dokumentene det bes om innsyn i foreligger elektronisk og blir oversendt elektronisk, er det ikke anledning å ta betalt for dette. Ved utskrift eller kopiering av dokumenter som i antall overstiger 100 A4-ark i en sak, kan man kreve et passende beløp pr. ark utover 100 ark i tillegg til porto for utsendelse. Det er også i enkelte tilfeller anledning til å ta betalt for utskrifter eller kopier på uvanlig format eller kvalitet, eller ved kopiering til annet lagringsmedium enn papir. Betalingen skal imidlertid ikke overstige faktiske kostnader og tidsbruk skal ikke medregnes.

Utlån av originale papirdokumenter til eksterne forekommer ikke. Det er kun advokat som opptrer som fullmektig for en part som kan få utlånt originale papirdokumenter når det ikke er særlige grunner som taler imot det.

En innsynsbegjæring som er fremsatt som brev, e-post eller på annen måte som er dekket av dokumentbegrepet etter offentlighetsloven § 4 er å anse som “saksdokument for organet” i relasjon til arkivforskriften § 2-6 første ledd. Det samme gjelder for forvaltningsorganets utgående avgjørelse i innsynssaker. Innsynsbegjæringen skal derfor alltid journalføres, og svaret på innsynsbegjæringen skal avskrive kravet.

Innsyn kan også gis på stedet, vedkommende som ved fremmøte ønsker innsyn må legitimere seg. I tillegg må vedkommende vise fram fullmakt dersom vedkommende representerer en annen person. Arkivpersonalet skal ta kopi av legitimasjon og fullmakt og journalføre det på saken. Samme rutine skal følges dersom noen skriftlig krever innsyn i sak på vegne av andre.