Arkivplan.no
Utskriftsvennlig versjon

Rutiner for generell saksbehandling

1. FORMÅL

Formålet med dokumentet er å:

  • Beskrive generelle leder- og saksbehandlerrutiner ved bruk av WebSak.
  • Etablere et grunnlag for utvikling av saksspesifikke rutiner ved bruk av WebSak. De saksspesifikke rutinene vil dokumenteres direkte i WebSak tilknyttet definerte saksprosesser.

2. OMGANG

Denne rutinen gjelder for alle brukere av WebSak.

3. ANSVAR/MYNDIGHET

Stabsleder vil være ansvarlig for denne rutinen i prosjektperioden. Rutinen vil deretter overleveres administrasjonssjefen for godkjenning.

4. ROLLEBESKRIVELSE

Rollen leder i WebSak

Lederfunksjoner utøves av ansatte som er tilsatt i lederstilling, er tildelt nestlederfunksjon eller for øvrig er gitt spesifisert fullmakt til å ivareta en eller flere ledelsesfunksjoner. Også i WebSak forutsetter utøvelse av ledelsesfunksjon at det foreligger en hjemmel/fullmakt.

Leder/stedfortreder vil generelt ha oppdateringsrettigheter for alle arkivsaker og journalposter med tilhørende dokumenter innen egen administrative enhet. De felter som kan oppdateres, kommer automatisk fram i de enkelte dialoger i systemet. Rollen innebærer også å kunne fordele journalposter med tilhørende dokumenter og skrive dokumenter på vegne av andre.

Det er viktig at alle ledere har en stedfortreder ved evt. fravær fra kontoret slik at de funksjoner og prosesser lederen har ansvar for ikke stopper opp i slike tilfeller. 
Pga stedfortrederrollen står noen av punktene i denne rutinehåndboken slik: Ansvar: Leder/stedfortreder.

Rollen saksbehandler/saksansvarlig i WebSak

Saksbehandler vil normalt bare kunne oppdatere og arbeide med egne journalposter og tilhørende dokumenter. Saksansvarlig har imidlertid utvidede rettigheter for alle journalposter med tilhørende dokumenter i hver enkelt arkivsak. For saksbehandler kommer det klart fram i det enkelte skjermbilde hvilke felter som kan oppdateres.

 

5. BEGREPER OG FORKORTELSER

Ofte brukte begreper i dokumentet:

WebSak er Narvik kommunes system for elektronisk(e)

  • journalføring 
  • arkiv
  • saksbehandling
  • utvalgssaker
  • møtebehandling

Saksbegrepet i forbindelse med forvaltningssaker er en hendelse som krever en eller annen form for aktivitet fra forvaltningsorganet. Opphavet til en sak kan være inngående brev, personlig henvendelse, e-post, telefaks, telefon eller en henvendelse fra politisk eller administrativt organ/ledelse. Begrepet har sin bakgrunn i forvaltningsloven, og må ikke forveksles med politisk sak (utvalgssak), da en sak (forvaltningssak) ofte kan resultere i flere politiske behandlinger.

Arkivsak (i WebSak) består av en eller flere journalposter med tilhørende dokumenter som er knyttet sammen under et felles arkivsaksnummer.

Journalpost er registreringen av opplysninger om et saksdokument med eventuelle vedlegg. I WebSak er en journalpost alltid tilknyttet en (arkiv)sak.

Dokument er brev, notater eller annet medium som lagrer informasjon som er relevant for en sak. Saksdokument, med tilhørende vedlegg er alltid tilknyttet minst en journalpost.

Avskrivning betyr å registrere opplysninger tilknyttet en journalpost om når og hvordan behandlingen av innholdet i journalposten er avsluttet.

Saksbehandler er i WebSak-sammenheng et samlebegrep for alle som mottar post, skriver notat, brev mm i WebSak. Det innebærer at kommunens politiske og administrative ledelse i denne sammenheng også faller inn under begrepet saksbehandler.

Forkortelser

Brukte forkortelser i arkivrutinen:

SB     -    Saksbehandler

ARK     -    Arkivtjenesten

LED     -    Leder

SF    -    Stedfortreder

US    -    Utvalgssekretær

ADS    -    Administrasjonssjef

ORD    -    Ordfører

 

6. DOKUMENTTYPER

I WebSak benyttes følgende dokumenttyper, definert i henhold til NOARK-4 standarden:

I-inngående: Med inngående dokumenter menes alle dokumenter med eventuelle vedlegg som mottas av virksomheten og som er arkivverdige, dvs danner grunnlag for saksbehandling og har verdi som dokumentasjon. 

U-utgående: Med utgående dokumenter menes alle dokumenter med eventuelle vedlegg som virksomheten produserer for utsendelse til eksterne adressater, for eksempel innbyggere, departement, samarbeidsparter, leverandører osv.

N-notat: Interne dokumenter (notater, rapporter osv.) som krever oppfølging og avskriving i journalen. N-notat skal benyttes som korrespondanse mellom tjenesteenhetene. 

N-notat fremkommer på offentlig journal. Ikke avskrevet N-notat fremkommer på restanseliste, og N-notat skal avskrives.

X-notat: Interne dokumenter (notater, rapporter osv.) som ikke krever oppfølging og avskriving i journalen. X-notat skal benyttes som korrespondanse mellom tjenesteenhetene. Dette kan ikke benyttes til korrespondanse der mottaker ikke er tilknyttet WebSak.

X-notat fremkommer på offentlig journal. X-notat kan ikke avskrives.

S-Sakspapir: Med sakspapir menes alle dokumenter som brukes til å skrive framlegg til vedtak ved politisk behandling og til å skrive vedtak ved administrativ behandling av en sak.

7. STATUSKODER

Status arkivsaksnivå

R    Reservert. Reservert av saksbehandler

B    Behandles. Under behandling

A    Avsluttet.  Saken avsluttet

U    Utgår. Saken utgår

X    Unntatt fra prosesstyring. Saken skal ikke underlegges normal prosesstyring

Status journalpostnivå

Status Inngående journalposter:

M    -    Midlertidig journalført av arkivtjenesten.

S    -    Registrert i førstehånd av saksbehandler eller leder

J    -    Journalført eller kontrollert av arkivtjenesten. Standardverdi ved ferdig registrering av nytt dokument i arkivet.. Journalposten vil deretter inkluderes i den offentlige journalen i henhold til tilgangskode og avskjermingsregler. I WebSak vil journalposter med status J vises umiddelbart i saksbehandlers innboks og eventuelt restanseliste. Dersom journalposten skal fordeles av leder/stedfortreder, utelater arkivet saksbehandlers initialer på journalpostkortet. Dokumentet vil da vises i lederens liste over journalposter til fordeling.

Status andre journalposter:

U-utgående journalposter og N- og X –journalposter og S-sakspapir på egenproduserte dokumenter:

R    -    Reservert. Markerer at journalposter som er registrert, er reservert for leder/SB. 

F    -    Ferdig fra leder/SB. Når journalposter er kontrollert og godkjent av leder/SB.

E    -    Ekspedert.  Når journalposten er lagt i konvolutt og sendt av saksbehandler/leder.

J    -    Journalført eller kontrollert av arkivtjenesten.

8. OFFENTLIGHET

Ifølge kommunelovens § 4 er kommunen pålagt å drive aktiv informasjon om sin virksomhet. Dette betyr at kommunen er pålagt å sørge for at allmennheten får tilgang til den informasjon som er nødvendig for et levende lokaldemokrati. Ønske om arbeidsro og frykt for kritikk må ikke være til hinder for dette.

”Meroffentlighetsprinsippet” skal ligge til grunn ved gradering. 

Med meroffentlighet menes at saker/dokumenter som i utgangspunktet kan unntas fra offentlighetsloven, skal være offentlige så langt de ikke inneholder taushetsbelagte opplysninger.

Alle tilsatte i Narvik kommune skal derfor praktisere ”meroffentlighet” i alle saker/dokumenter som kan ha allmennhetens interesse.

Når arkivtjenesten journalfører et dokument, skal arkivtjenesten alltid foreslå gradering dersom det er gitt/logisk at dokumentet skal unntas offentlighet. Det er imidlertid leders ansvar at gradering av en arkivsak eller et dokument er i henhold til loven.

Dokumenter unntatt fra offentlighet

Gradering av dokumenter og saker 

Offentlighetslovens intensjon er at alle dokumenter i utgangspunktet skal være offentlige såfremt de ikke skal unntas i henhold av lov.

Hele saker skal bare unntas offentlighet hvis ett eller flere av dokumentene er unntatt fra offentlighet og de gjenværende dokumentene gir en feil fremstilling av saken.

Gradering er leders/saksbehandlers ansvar.

Riktig gradering sikrer at postlisten (offentlig journal) er korrekt og tilgjengelig for offentlig innsyn. Postlisten er en rapport/oversikt over alle registreringer, men hvor opplysninger unntatt offentlighet ikke fremkommer. Ved praktisering av meroffentlighet, skal man alltid vurdere om et dokument likevel bør kunne gjøres kjent helt eller delvis, selv om det etter bestemmelser i loven kan unntas fra offentlighet (jf offentlighetsloven § 2, 3. ledd). 

Interne dokumenter generelt

Det er viktig å huske at interne dokumenter, dvs. notater av type N og X, kan – ikke skal unntas fra offentlighet, jf. Offentlighetsloven § 5.

Interne dokumenter og publikum / presse

Alle interne dokumenter av mer offisiell art skal være offentlige. Dette gjelder følgende dokumenter:

  • interne dokumenter som er en del av et saksfremlegg i en utvalgssak
  • interne dokumenter som har betydning for saksbehandlerens konklusjon og som tilhører arkivsaker som ikke er unntatt fra offentlighet i utgangspunktet

Interne dokumenter og politikere

Politikere skal ha adgang til å få oversikt over alle interne dokumenter som har betydning for den saken de skal eller har vært med på å vedta, også interne dokumenter unntatt fra offentlighet.

Interne dokumenter og part i saken

Alle parter i en sak skal i utgangspunktet ha tilgang til alle interne dokumenter (N og X) i saken. Det skal svært tungtveiende grunner til for at partene i en sak skal nektes innsyn i et internt dokument i saken.

Dokument som inneholder opplysninger underlagt lovbestemt taushetsplikt

Opplysninger i saker/dokumenter som er underlagt taushetsplikt, skal unntas fra offentlighet.

Hensikten er ikke å unndra hele dokumentet fra offentlighet, men å sørge for at opplysninger som er taushetsbelagte ikke kommer uvedkommende i hende. Hvis et dokument er unntatt fra offentlighet, skal lovhjemmel for unntaket opplyses.

Jf. offentlighetsloven § 5a.

Unntak på grunn av dokumentets innhold

Taushetsplikt har også som formål å verne om rikets sikkerhet eller hindre at opplysninger som kan være til skade for forretningsmessige forhold, blir offentlige.

Når et saksdokumentet er unntatt fra offentlighet, kan hele saken unntas fra offentlighet dersom de øvrige saksdokumenter ville gi et åpenbart misvisende bilde av saken og offentlighet kan skade samfunnsmessige eller private interesser.

Jf. Offentlighetsloven § 6.

 

Oppretting av personregistre - Personopplysningsloven

Registrering av personopplysninger skal være saklig begrunnet.

Personopplysningslovens § 31 slår fast når og hvordan melding om opprettelse av personregistre og behandling av personopplysninger skal meldes til Datatilsynet. 

Jf. for øvrig Håndbok for informasjonssikkerhet.

 

Tilgangsbegrensning i WebSak

Alle som er brukere av WebSak vil få lov å lese all offentlig informasjon, dvs arkivsaker, journalposter og dokumenter som ikke er gradert.

Avhengig av gradering og avskjerming som er satt på arkivsak, journalpost  og dokument vil opplysninger som er unntatt offentlighet vil bare være tilgjengelig for de som har utvidede rettigheter  i systemet.

I Narvik kommune brukes følgende tilgangskoder (graderingskoder):

XX   -   Midlertidig sperret - benyttes til vurdering av gradering. 

UO  -    Unntatt fra offentlighet

U    -    Unntatt fra offentlighet (for møtesaker)

P    -    Unntatt fra offentlighet (for personalsaker)

E    -    Unntatt fra offentlighet (for elev-/barnehagesaker)

S    -    Unntatt fra offentlighet (for skattesaker)

NOARK 4-standarden definerer følgende tre nivåer for avskjerming:

Arkivsaksnivå:

1.

Bare fysiske saker er tilgangsbegrenset

For alle journalposter som ”arver” gradering fra arkivsaken vil tekstdokumentene bli avskjermet.

2.

Som kode 1 + linje 2 i sakstittel avskjermes                     

   

Avskjermingsnivå 1 gjelder fortsatt.
I tillegg avskjermes arkivsakens tittellinje 2.

3.

Som kode 2 + klassering avskjermes

Avskjermingsnivå 1 og 2 gjelder fortsatt.
I tillegg avskjermes klassering (arkivkoden).

Journalpostnivå:

1.

Bare fysiske tekstdokumenter er tilgangsbegrenset

Tekstdokumentene som er knyttet til journalposten avskjermes.

2.

Som kode 1 + linje 2 i journalposttittel avskjermes

Avskjermingsnivå 1 gjelder fortsatt.
I tillegg avskjermes journalpostens tittellinje 2.

3.

Som kode 2 + alt i avsender/mottaker feltet avskjermes    

Avskjermingsnivå 1 og 2 gjelder fortsatt.
I tillegg avskjermes opplysninger om avsender/mottaker.

 

9. DOKUMENTFLYT I WEBSAK

Mottak og registrering av dokumenter:

  • Dokumenter (inklusiv e-post og telefaks) som arkivtjenesten registrerer og skanner i WebSak, vil fortløpende bli elektronisk tilgjengelig. 
  • Dokumenter som saksbehandlerne selv oppretter/registrerer i eksisterende eller ny sak (egenproduserte dokumenter og e-post), vil fortløpende bli elektronisk tilgjengelig for alle brukerne av systemet.  Arkivtjenesten tar ut papirkopi for midlertidig/endelig arkivering.
  • Alle andre dokumenter inkl. telefaks som den enkelte mottar direkte, skal sendes arkivtjenesten for registrering og skanning.

 

Ekspedering:

  • Når saksbehandleren produserer et dokument som krever godkjenning, sendes flaggmelding  til leder om at det elektroniske dokumentet er klar for godkjenning. Lederen foretar rettelser/kommentarer elektronisk og returnerer flaggmelding til saksbehandler. Dokumentet skrives ut og leveres til lederen for underskrift.
  • Saksbehandleren ekspederer det signerte dokumentet, dvs. legger det i konvolutt og legger det til utgående post.  Saksbehandler setter journalstatus til E (ekspedert)
  • Arkivtjenesten oppdaterer den elektroniske journalen.

10. RUTINE FOR LEDER OG STEDFORTREDERE

Fordeling av inngående post

Oppgaver:

Fordeling av post for egen enhet.
Arkivet fordeler journalposter med tilhørende dokumenter direkte til avdelingen, sekjsonen, enheten i så stor utstrekning som mulig. Det som ikke er klart registreres med ”området”. LED/SF går gjennom dagens post til sin enhet og fordeler posten til de enkelte saksbehandlerne. 

Ansvar/Tidspunkt:

Leder/Stedfortreder. Daglig.

Fremgangsmåte:

 

Rutinebeskrivelse

Ansvar

 

Dagens innkommende post til enheten søkes fram og gjennomgås. Fra denne lista kan saksbehandler på den enkelte journalpost endres av LED/SF.     

LED/SF   

 

Dersom lederen ikke er tilgjengelig, fordeler stedfortreder.

SF

 

Leders ansvar for gradering av dokumenter

Det er den enkelte saksbehandler som har ansvar for å følge opp og foreslå gradering av dokumenter som er midlertidig unntatt (graderingskode XX) fra offentlighet av arkivtjenesten 

Det formelle ansvaret for riktig gradering ligger hos leder på hvert nivå.

 

Framgangsmåte og ansvar for gradering av dokumenter og saker

 

Leder/saksbehandler skal vurdere brev (både ut- og inngående) i henhold til offentlighetsloven, jf kapittel om offentlig journal (postliste) i arkivrutinen.

LED/SB

 

Arkivtjenesten skal foreslå evt. gradering av et dokument.

ARK

 

Dersom arkivtjenesten er i tvil om gradering, påføres graderingskoden XX (Midlertidig sperret) og saksbehandler må ta stilling til gradering. Det gjøres tilgjengelig en kurv i arbeidsbordet for saksbehandler som viser vedkommendes journalposter hvor graderingskode er XX. Det er saksbehandlers ansvar å følge opp innholdet i denne kurven fortløpende og vurdere om journalposter og/eller saker skal unntas offentlighet, påføre riktig graderingskode, evt. oppheve graderingen.

Fristen for vurdering av gradering er 2 arbeidsdager i henhold til rutiner for publisering av postliste på Innsyn. Deretter vil de midlertidig unntatte journalpostene framkomme hos arkivtjenesten for oppfølging.

ARK/LED

 

Ved gradering av dokument velges riktig tilgangskode, avskjermingskode og hjemmel. 

LED/SB

 

Når dokumentene er ferdig vurdert og journalført, vil de komme på offentlig journal.

SB/ARK

 

Restanseoppfølging for enheten

Oppgaver:

Leder følger opp restanseliste for egen enhet (og evt. andre avdelinger man måtte ha lederansvar for), både for avdelingen som helhet og for de enkelte saksbehandlere.

 

Ansvar/Tidspunkt:

Leder/Stedfortreder. Minst kvartalsvis.

 

Fremgangsmåte:

 

Rutinebeskrivelse

Ansvar

1.

Restanseoversikt hentes fram via Rapporter-menyen og menyvalget Restanseliste. 

I restanselisten kan leder få oversikt over alle restanser i avdelingen i gitte perioder, dvs. journalposter som skal besvares/følges opp, men som ikke har blitt besvart/avskrevet på riktig måte i WebSak. Dokumenter som har forfalt eller forfaller om mindre enn 5 dager vises med rød skrift i listen.

Den enkelte saksbehandler vil til enhver tid se sin egen restanseliste i arbeidsbordet i WebSak. I Restanseliste-rapporten kan leder søke fram den enkelte saksbehandlers restanser for å følge opp.

LED/SF

2.

Dersom lederen ikke er tilgjengelig, følger stedfortreder opp restansene.

SF

11. RUTINER FOR SAKSBEHANDLER

Kontrollrutiner og ansvar ved gjennomgang av inngående post

Formål:

Behandling av post. Sikre journalføring og arkivering av inngående dokumenter, sikre gjenfinning av dokumenter og ivareta krav til offentlighet.

 

Ansvar/Tidspunkt:

Saksbehandler. Daglig. Ved behov.

 

Fremgangsmåte:

 

Rutinebeskrivelse

Ansvar

 

Hent frem riktig journalpost fra arbeidslisten Innboks, Restanse eller Forfall i WebSak, eller på annen måte søke fram innkommet post.

SB

 

Kontrollere at riktig saksansvarlig og saksbehandler er satt og at dokumentet er distribuert riktig. Ved feildistribuerte dokumenter, påfører saksbehandler en flaggmelding (Beskjed/Merknad) på journalposten til arkivet om at den er feildistribuert.

SB

 

Evt. merknader påført av arkivet på journalpost/arkivsak skal leses.

SB

 

Kontrollere dokumentbeskrivelsen og gi arkivet tilbakemelding via flaggmelding (Beskjed/Merknad) dersom den må endres. 

SB

 

Tilgangskode (gradering) og tilgangsgruppe kontrolleres og evt korrigeres. Dokumenter kan havne på offentlig journal før arkivet får kontrollert den. Det er derfor viktig at en er nøye med registreringene og sjekker grundig. Det er leder som har ansvar for at gradering er riktig, kontakt derfor leder ved tvil.

SB/LED

 

Vurder om du vil påføre/endre forfallsdato og eventuelle merknader/kommentarer for saksbehandlingen på journalpostens merknadsfelt i WebSak. 

SB

 

Vurder om andre ledere/saksbehandlere i virksomheten bør registreres som kopimottakere av journalposten. Dersom saksbehandler/leder vil endre det som er registrert må arkivtjenesten utføre dette. Saksbehandler /leder kan ikke endre dette på journalposter med status J.

SB

 

Behandling og oppfølging av innkommende post

Formål:

Behandling av post. Sikre journalføring og arkivering av innkommende dokumenter, sikre gjenfinning av dokumenter og ivareta krav til offentlighet.

 

Ansvar/Tidspunkt:

Saksbehandler. Daglig eller ved behov.

 

Brev og notater som ikke besvares skriftlig, men tas til etterretning eller besvares pr. tlf.

Fremgangsmåte:

 

Rutinebeskrivelse:

Ansvar:

 

Hent frem riktig journalpost fra arbeidslisten Innboks, Restanse eller Forfall i WebSak, eller på annen måte søk fram innkommet post. Gjennomfør kontrollrutiner i henhold til Kontrollrutiner og ansvar ved gjennomgang av inngående post, s. .

SB

 

Saksbehandler er ansvarlig for at inngående dokumenter (I) og notater som krever oppfølging (N) blir avskrevet.

Journalposter med dokumenter som ikke krever skriftlig svar, avskriver saksbehandleren selv i journalen (Avskriv. oppl) med henvisning til hvilken måte dokumentet er besvart, for eksempel TE (til etterretning), TLF (telefon). Saksbehandler skal i merknadsfeltet oppgi avskrivningsmåte og gi en kort beskrivelse av resultatet.

SB

 

Dersom det ikke forventes flere dokumenter i saken, påfører saksbehandler merknad av type ØA (Ønskes avsluttet) på arkivsaken. Arkivtjenestens rutiner fanger opp denne statusen og avslutter saken formelt i WebSak.

SB/ARK

 

Brev og notater som besvares med utgående brev/notat

Fremgangsmåte:

 

Rutinebeskrivelse

Ansvar

 

Hent frem riktig journalpost fra arbeidslisten Innboks, Restanse eller Forfallsliste  i WebSak, eller på annen måte  søk fram innkommet post. Gjennomfør kontrollrutiner i henhold til Kontrollrutiner og ansvar ved gjennomgang av inngående post, s. .

SB

 

Velg riktig svarmåte fra knappen Meny på den valgte journalposten. Du kan velge mellom følgende svarmåter:

For inngående brev (dokumenttype I):

  • Besvar og avskriv restanse (fjerner det inngående dokumentet fra restanselista og brukes ved utsendelse av det endelige svaret)
  • Foreløpig svar (det inngående dokumentet vil fortsatt ligge i restanselista, men det vil påføres informasjon på dokumentet om at foreløpig svar har blitt sendt)
  • Besvar uten å avskrive (det inngående dokumentet vil fortsatt ligge i restanselista, menyvalget er mest aktuelt å bruke som svar på inngående dokumenter som kun ligger i innboksen og ikke gir restanse)

For inngående notat (dokumenttype N + X):

  • Besvar notat (fjerner det ”inngående” notatet fra restanselista dersom notatet du besvarer er av type N. Kan også brukes dersom du ønsker å besvare et X-notat som kun ligger i innboks og ikke gir restanse)

SB

 

Påfør nødvendige journalpostopplysninger. Eventuell intern kopi, tilgangskode (gradering) og tilgangsgruppe legges inn. Produser dokumentet ved å velge riktig tekstmal.

SB

 

Produser eventuelle vedlegg til journalposten. Vedlegg til utgående brev som ikke er lagret elektronisk (avisutklipp etc.) vurderes av saksbehandler og sendes evt arkivtjenesten for skanning.

 
 

Hvis behov for godkjenning fra leder før dokumentet sendes til mottaker en vente med å ferdigstille dokumentet til leder har lest og evt kommentert (journalstatus må være R). Bruk flaggmelding til leder for forepørsel om godkjenning.

SB

 

Når dokumentet er endelig med underskrifter, godkjent fra evt leder og postlagt endrer en til journalstatus E for Ekspedert når dokumentet ekspederes.  Arkivtjenesten tar ut kopi for midlertidig oppbevaring. Arkivtjenesten endrer status fra E til J (journalført) slik at det kommer på offentlig journal (postliste). 

SB/ARK

 

Dersom det ikke forventes flere dokumenter i saken, påfører saksbehandler merknad av type ØA (Ønskes avsluttet) på arkivsaken. Arkivtjenestens rutiner fanger opp denne statusen og avslutter saken formelt i WebSak.

SB

 

Utgående brev (ekstern mottaker)

Formål:

Sikre journalføring og arkivering av utgående dokumenter, sikre gjenfinning av dokumenter og ivareta krav til offentlighet.

Ansvar/Tidspunkt:

Saksbehandler. Ved behov.

 

Utgående brev i ny sak

Fremgangsmåte:

 

Rutinebeskrivelse

Ansvar

 

Start alltid med å gjøre et søk på eksisterende saker i WebSak før ny sak opprettes. Søk for eksempel på enhetens saker/journalposter, tittel, klassering (arkivkode) mm.

SB

 

Dersom saken ikke finnes fra før, reserveres ny sak i WebSak ved å velge Ny sak. Vær grundig ved valg av sakstittel jf. Skriveregler for registrering i WebSak (nytt saksnummer tildeles automatisk ved lagring).

SB

 

Opprett brevet ved å velge Ny journalpost og menyvalg Nytt utgående dokument. 

SB

 

Påfør nødvendige journalpostopplysninger. Eventuell intern kopi, tilgangskode (gradering) og tilgangsgruppe legges inn. Produser dokumentet ved å velge riktig tekstmal.

SB

 

Produser eventuelle vedlegg til journalposten. Vedlegg til utgående brev som ikke er lagret elektronisk (avisutklipp etc.) vurderes av saksbehandler og sendes evt arkivtjenesten for skanning.

SB

 

Hvis behov for godkjenning fra leder før dokumentet sendes til mottaker en vente med å ferdigstille dokumentet til leder har lest og evt kommentert (journalstatus må være R). Bruk flaggmelding til leder for forepørsel om godkjenning.

SB

 

Når dokumentet er endelig med underskrifter og evt godkjent fra leder endrer en til journalstatus E for Ekspedert når dokumentet ekspederes. Arkivtjenesten tar kopi for dokumenter som tilhører arkivsaker i arkivdel SA1. Arkivtjenesten endrer status fra E til J (journalført) slik at det kommer på offentlig journal (postliste).

SB

 

Dersom det ikke forventes flere dokumenter i saken, påfører saksbehandler merknad av type ØA (Ønskes avsluttet) på arkivsaken. Arkivtjenestens rutiner fanger opp denne statusen og avlutter saken formelt i WebSak.

SB

Utgående brev i eksisterende sak 

Fremgangsmåte:

 

Rutinebeskrivelse

Ansvar

 

Start alltid med å gjøre et søk på eksisterende saker i WebSak for å finne aktuell sak. Søk for eksempel på enhetens saker/journalposter, tittel, klassering (arkivkode) med mer. 

SB

 

Velg saken du skal jobbe i fra søkeresultatet. Dersom det er en sak du selv er saksansvarlig for vil saken også fremkomme i listen Mine saker i arbeidsbordet og kan velges derfra. 

SB

 

Opprett brevet ved å velge Ny journalpost og menyvalg Nytt utgående dokument.

SB

 

Påfør nødvendige journalpostopplysninger. Eventuell intern kopi, tilgangskode (gradering) og tilgangsgruppe legges inn. Produser dokumentet ved å velge riktig tekstmal.

SB

 

Produser eventuelle vedlegg til journalposten. Vedlegg til utgående brev som ikke er lagret elektronisk (avisutklipp etc.) vurderes av saksbehandler og sendes evt arkivtjenesten for skanning.

SB

 

Hvis behov for godkjenning fra leder før dokumentet sendes til mottaker en vente med å ferdigstille dokumentet til leder har lest og evt kommentert (journalstatus må være R). Bruk flaggmelding til leder for forepørsel om godkjenning.

SB

 

Når dokumentet er endelig med underskrifter og godkjent fra evt leder endrer en til journalstatus F for ekspedert når dokumentet ekspederes. Arkivtjenesten tar en – 1 – papirkopi til arkivet. Arkivtjenesten endrer status fra F til J (journalført) slik at det kommer på offentlig journal (postliste).

SB

 

Dersom det ikke forventes flere dokumenter i saken, påfører saksbehandler merknad av type ØA (Ønskes avsluttet) på arkivsaken. Arkivtjenestens rutiner fanger opp denne statusen og avslutter saken formelt i WebSak.

SB

 

Håndtering av e-post i WebSak

Formål:

Sikre at arkivverdig e-post blir journalført i WebSak. Sikre gjenfinning av dokumenter og ivareta krav til offentlighet.

 

Ansvar/Tidspunkt:

Saksbehandler. Ved behov.

 

Inngående e-post

De som sender e-post til Narvik kommune forventer gjerne rask respons. For beskjeder og meldinger som ikke skal journalføres, er dette uproblematisk. E-post henvendelser som regnes som arkivverdige saksdokumenter og skal journalføres, skal imidlertid ikke prioriteres annerledes enn annen post.

Ved over 3 dagers fravær må "fraværsmelding" i e-postsystemet aktiveres slik at avsender varsles om at e-posten ikke behandles før man er tilbake. Fraværsmeldingen skal inneholde informasjon om hvor saksdokumenter kan sendes. (postmottak@narvik.kommune.no.)

Man bør vurdere å sende e-post med foreløpig svar om at e-posten er mottatt og vil bli saksbehandlet på vanlig måte i kommunen.

Fremgangsmåte:

 

Rutinebeskrivelse

Ansvar

 

Start alltid med å gjøre et søk på eksisterende saker i WebSak for å finne aktuell sak. Søk for eksempel på enhetens saker/journalposter, tittel, klassering (arkivkode) med mer. 

SB

 

Dersom saken hvor e-posten skal lagres allerede finnes, åpnes denne fra søkeresultatet. Dersom det er en sak du selv er saksansvarlig for vil saken også fremkomme i listen Mine saker i arbeidsbordet og kan velges derfra. 

SB

 

Dersom e-posten er første dokument i en ny arkivsak, kan arkivsaksmappen opprettes automatisk i det du lagrer e-posten. Dersom ny arkivsak opprettes har saksbehandler ansvar for å kontrollere at sakstittel er meningsbærende for sakens innhold.

SB

 

Ved registrering av selve e-posten har saksbehandler ansvar for å kontrollere at tittel på journalposten er meningsbærende for e-postens innhold og at avsenderopplysningene er tilstrekkelig informative. Det er viktig at denne kontrollrutinen overholdes da innkommet e-post kan ha ufullstendig og/eller ”rotete” tittel i form av Re: SV:SV: (no subject) etc. Det er også viktig å kontrollere avsenderopplysningene i journalpostregistreringen, da disse kan bestå av kun en e-postadresse som ikke nødvendigvis inneholder noe relevant avsenderinformasjon. Dersom avsender representerer en bedrift/organisasjon, skal bedriften/organisasjonens navn registreres som avsender.

S

 

Når e-posten er registrert tar arkivtjenesten en – 1 – papirkopi til arkivet. 

ARK

 

Dersom det er usikkerhet om e-posten er registrert tidligere eller om den er arkivverdig, videresendes denne til arkivtjenesten: postmottak@narvik.kommune.no.

SB

 

Ved flere mottakere er det saksansvarlig som har ansvaret for registrering av e-posten.

SB

 

Utgående brev sendt som e-post

 

Rutinebeskrivelse

Ansvar

 

Dersom utgående brev sendes på e-post, skal rutinen for utgående brev følges. Marker at journalposten er ekspedert som e-post ved å velge riktig kode i feltet Journalkategori, ved siden av dokumenttypen.

SB

 

Interne notater (intern mottaker)

Formål:

Sikre journalføring og gjenfinning av arkivverdige notater. Full historikk i saken. Gi mulighet for oppfølging av interne dokumenter.

 

Ansvar/tidspunkt:

Saksbehandler. Ved behov.

 

Notat i ny sak

Fremgangsmåte:

 

Rutinebeskrivelse

Ansvar

 

Start alltid med å gjøre et søk på eksisterende saker i WebSak før ny sak opprettes. Søk for eksempel på enhetens saker/journalposter, tittel, klassering (arkivkode) mm.

SB

 

Dersom saken ikke finnes fra før, reserveres ny sak i WebSak ved å velge Ny sak. Vær grundig ved valg av sakstittel jf. Skriveregler for registrering i WebSak (nytt saksnummer tildeles automatisk ved lagring).

SB

 

Opprett notatet ved å velge Ny journalpost og riktig menyvalg for den type notat du skal skrive:

- Nytt internt notat med oppfølging (N) (gir restanse hos mottaker)
- Nytt internt notat (X) (gir ikke restanse hos mottaker)

SB

 

Påfør nødvendige journalpostopplysninger. Eventuell intern kopi, tilgangskode (gradering) og tilgangsgruppe legges inn. Produser dokumentet ved å velge riktig tekstmal.

SB

 

Produser eventuelle vedlegg til journalposten. Vedlegg til notat som ikke er lagret elektronisk (avisutklipp etc.) vurderes av saksbehandler og sendes evt arkivtjenesten for skanning.

SB

 

Hvis behov for godkjenning fra leder før dokumentet sendes til mottaker en vente med å ferdigstille dokumentet til leder har lest og evt kommentert (journalstatus må være R). Bruk flaggmelding til leder for forepørsel om godkjenning.

SB

 

Når dokumentet er godkjent fra evt leder endrer en til journalstatus E (Ekspedert), og notatet blir da elektronisk tilgjengelig hos mottaker i vedkommendes Innboks og eventuelt i Restanse-liste. Arkivtjenesten tar en – 1 – papirkopi til arkivet. Arkivtjenesten endrer status til J (journalført) slik at det kommer på offentlig journal (postliste).

SB

 

Dersom det ikke forventes flere dokumenter i saken, påfører saksbehandler merknad av type ØA (Ønskes avsluttet) på arkivsaken. Arkivtjenestens rutiner fanger opp denne statusen og avlutter saken formelt i WebSak.

SB

 

Notat i eksisterende sak 

Fremgangsmåte:

 

Rutinebeskrivelse

Ansvar

 

Søk opp saken hvor notatet skal skrives, søk for eksempel på enhetens saker/journalposter, tittel, ordningsverdi mm. 

SB

 

Velg saken du skal jobbe i fra søkeresultatet. Dersom det er en sak du selv er saksansvarlig for vil saken også fremkomme i listen Mine saker i arbeidsbordet og kan velges derfra. 

SB

 

Opprett notatet ved å velge Ny journalpost og riktig menyvalg for den type notat du skal skrive:

- Nytt internt notat med oppfølging (N) (gir restanse hos mottaker)
- Nytt internt notat (X) (gir ikke restanse hos mottaker)

SB

 

Påfør nødvendige journalpostopplysninger. Eventuell intern kopi, tilgangskode (gradering) og tilgangsgruppe legges inn. Produser dokumentet ved å velge riktig tekstmal.

SB

 

Produser eventuelle vedlegg til journalposten. Vedlegg til notat som ikke er lagret elektronisk (avisutklipp etc.) vurderes av saksbehandler og sendes evt arkivtjenesten for skanning.

SB

 

Hvis behov for godkjenning fra leder før dokumentet sendes til mottaker en vente med å ferdigstille dokumentet til leder har lest og evt kommentert (journalstatus må være R). Bruk flaggmelding til leder for forepørsel om godkjenning.

SB

 

Når dokumentet er godkjent fra evt leder endrer en til journalstatus E (Ekspedert), og notatet blir da elektronisk tilgjengelig hos mottaker i vedkommendes Innboks og eventuelt i Restanse-liste. Arkivtjenesten tar en – 1 – papirkopi til arkivet 

Arkivtjenesten endrer status til J (journalført) slik at det kommer på offentlig journal (postliste).

SB

 

Dersom det ikke forventes flere dokumenter i saken, påfører saksbehandler merknad av type ØA (Ønskes avsluttet) på arkivsaken. Arkivtjenestens rutiner fanger opp denne statusen og avlutter saken formelt i WebSak.

SB

 

Motta og sende kopier via WebSak

Formål:

Når man skal samarbeide om dokumenter eller ønsker at andre skal ha kopi av dokumenter.

 

Ansvar/tidspunkt:

Saksbehandler. Ved sending/mottak av kopier.

 

Fremgangsmåte:

 

Rutinebeskrivelse

Ansvar

 

Ved behov for samarbeid eller at andre skal ha kopi, velg Kopi til.

SB

 

Velg mottaker(e) og evt. legg inn relevante kommentarer i merknadsfeltet dersom det er behov for det. Saksbehandler /leder kan ikke endre dette på journalposter med status J. Dersom saksbehandler/leder vil endre det som er registrert på en journalpost med status J må arkivtjenesten utføre dette.        

SB

Mulige bruksområder for rutinen:

En leder/saksbehandler vil sende kopi av inngående dokument til orientering, til annen leder/saksbehandler enn den saksbehandleren som skal være ansvarlig for å besvare det. Dokumentet vil havne i kopiboksen til mottaker.

Restanseoppfølging

Formål:

Sikre at inngående dokumenter og notater blir ferdigbehandlet. Restanseliste er en oversikt/kontroll over alle inngående dokumenter (I) og notater (N) som krever oppfølging og som ikke er avskrevet. 

 

Ansvar/tidspunkt:

Leder har hovedansvar. Den enkelte saksbehandler har selv ansvar for egen restanseoppfølging innenfor gitte frister.

 

Fremgangsmåte:

 

Rutinebeskrivelse

Ansvar

 

Alle inngående dokumenter (I) og notater som krever oppfølging (N) må avskrives. Dokumenter som ikke krever skriftlig svar avskriver saksbehandleren selv i journalen med tilvisning til hvilken måte saken er avsluttet på, for eksempel TE (til etterretning), TLF (telefon) osv. Saksbehandler skal i merknadsfeltet gi en kort beskrivelse av valgt avskrivningsmåte (eks. innhold i tlf.samtale).

SB

 

Rapporten Restanseliste produseres fra WebSak og følges opp daglig av saksbehandler og kvartalvis av leder. Restanselista ligger også som en kurv i arbeidsbordet og derfra kan man hente inn journalpostene med restanse.

LED/SB

 

Saksbehandler gjennomgår restanselisten og følger opp sine saker. Saksbehandler kan også diskutere restanselisten med sin leder dersom det er behov for det.

SB

 

Leder er ansvarlig for oppfølging/gjennomføring av tiltak for å få korrigert restanselister med uønsket omfang.

LED

Skrive saksframlegg, melding om vedtak og referere til utvalg

Saksbehandling av delegerte saker og utsendelse av melding om vedtak (svarbrev)

Formål:

Sikre at behandling av delegerte saker skjer i henhold til Narvik kommunes delegasjonsreglement.

 

Ansvar/tidspunkt:

Saksbehandler. Ved behov

 

Fremgangsmåte:

Alle saker som er behandlet etter delegasjon refereres automatisk til det utvalget som er fullmaktsorgan. Delegerte vedtak som er ferdig behandlet vil bli referert fortløpende.

For å få tilfredstillende kvalitet og kontroll med delegerte vedtak skal disse skrives via denne rutinen og ikke direkte i utgående brevet.

 

 

Rutinebeskrivelse

Ansvar

 

Finn fram til den sak du skal behandle ved å gjøre et søk i WebSak, eller reserver ny sak.

SB

 

Velg Ny jpost og menyvalget Ny behandling (adm./pol)  og velg kode DBYS – Delegert bystyret. 

SB

 

Endre evt tittel på journalpost og legg inn evt intern kopi, tilgangskode (gradering) og tilgangsgruppe.

 
 

Produser saksframlegget ved å velge en av de tilgjengelige dokumentmaler (NB! husk at det skal være tekstmal for delegert sak). Skriv saksutredningen i henhold til Narvik kommune sine retningslinjer for delegerte saker. I saksframlegget skal selve vedtaket alltid skrives mellom to inndelingsskift som ligger i tekstmalen. (Bruk gjerne funksjonen Vis/skjul i Word for å være sikker på at du ser inndelingsskiftene.) Saksbehandler er ansvarlig for at disse er på plass ved ferdigstilling av saksframlegget.

SB

 

Skal leder godkjenne vedtaket og saksbehandlingen må dette gjøres før en ferdigstiller saksframlegget, dvs. at journalstatus må være R (reservert). Bruk flaggmelding til leder for forepørsel om godkjenning.

SB

 

Når dokumentet er endelig og godkjent fra leder endrer en til journalstatus E for Ekspedert når dokumentet ekspederes. Arkivtjenesten endrer status fra E til J (journalført) slik at det kommer på offentlig journal (postliste).

SB

 

Saksbehandler er ansvarlig for å skrive melding om vedtak, som kan produseres umiddelbart etter at vedtaket er skrevet ferdig. 

SB

 

Dersom melding om vedtak skal besvare og avskrive et inngående brev tidligere i saken, så hent frem det inngående brevet, klikk på Meny-knappen på den inngående journalposten og velg Besvar og avskriv restanse.

Dersom melding om vedtak ikke skal besvare og avskrive et inngående brev klikker du på Ny jpost og velger Nytt utgående dokument.

SB

 

Registrer journalpostopplysninger. Eventuelt intern kopi, tilgangskode (gradering) og tilgangsbegrensning (gruppe) legges inn. Produser melding om vedtaket ved å velge riktig dokumentmal for melding om vedtaket Skriv inn evt tilleggsopplysninger i brevet utover vedtaket som er flettet inn. Husk å endre status når dokumentet ferdigstilles og ekspederes (journalstatus E)

SB

 

Produser eventuelle vedlegg til journalposten. Vedlegg til utgående brev som ikke er lagret elektronisk vurderes av saksbehandler og sendes evt. arkivtjenesten for skanning.

SB

 

Ved behov for godkjenning fra leder før dokumentet sendes til mottaker en vente med å ferdigstille dokumentet til leder har lest og evt kommentert (journalstatus må være R). Bruk flaggmelding til leder for forespørsel om godkjenning.

SB

 

Når dokumentet er endelig med underskrifter og evt godkjent fra leder endrer en til journalstatus E for ekspedert når dokumentet ekspederes. Arkivtjenesten endrer status fra E til J (journalført) slik at det kommer på offentlig journal (postliste).

SB

 

Dersom det ikke forventes flere dokumenter i saken, påfører saksbehandler merknad av type ØA (Ønskes avsluttet) på arkivsaken. Arkivtjenestens rutiner fanger opp denne statusen og avlutter saken formelt i WebSak.

SB

 

Saksbehandling av politiske saker og utsendelse av melding om vedtak (svarbrev)

Formål:

Sikre at behandling av saker som skal avgjøres av politikerne er gjennomført på best mulig måte.

 

Ansvar/tidspunkt:

Saksbehandler. I henhold til oppsatt møteplan.

 

Fremgangsmåte:

 

Rutinebeskrivelse

Ansvar

 

Finn fram til den sak du skal behandle ved å gjøre et søk i WebSak, eller reserver ny sak.

SB

 

Velg Ny jpost og menyvalget Ny behandling (adm./pol). Registrer behandling til utvalgene ADMS, ORGU eller TILS osv. 

SB

 

Endre evt tittel på journalpost og legg inn evt intern kopi, tilgangskode (gradering) og tilgangsgruppe.

SB

 

Produser saksframlegget ved å velge en av de tilgjengelige dokumentmaler (husk at det skal være tekstmal for politisk behandling). Skriv saksbehandling i henhold til Narvik kommunes retningslinjer for saker til politisk behandling. Husk at alle overskrifter i saksframlegget skal ha innhold. I saksframlegget skal innstilling alltid skrives mellom to inndelingsskift som ligger i tekstmalen. (Bruk gjerne funksjonen Vis/skjul i Word for å være sikker på at du ser inndelingsskiftene.) Saksbehandler er ansvarlig for at disse er på plass ved ferdigstilling av saksframlegget.

SB

 

Før fremlegget til vedtak skal ferdigstilles skal leder godkjenne innstillingen til utvalget. Saksbehandler sender saksfremlegget til godkjenning ved bruk av flaggmelding ”Til godkjenning”. Leder kvalitetssikrer saker til politisk behandling, påfører en melding om godkjent/ikke godkjent og evt. endringer han har gjort i saksframlegget. Denne rutinen må utføres før en ferdigstiller saksframlegget, dvs. at journalstatus må være R (reservert). Rutinen gjentas til saksfremlegget er godkjent av leder.

SB/LED

 

Alle saker til politisk behandling skal godkjennes av administrasjonssjefen. Saksbehandler sender saksfremlegget til godkjenning ved bruk av flaggmelding ”Til godkjenning”. Administrasjonssjefen kvalitetssikrer saker til politisk behandling, påfører en melding om godkjent/ikke godkjent og evt. endringer han har gjort i saksframlegget. Denne rutinen må utføres før en ferdigstiller saksframlegget, dvs. at journalstatus må være R (reservert). Rutinen gjentas til saksfremlegget er godkjent av administrasjonssjefen og saksframlegget ferdigstilles da av saksbehandler (journalstatus F - Ferdig). 

ADM

 

Etter at utvalgssekretæren har ferdigbehandlet møtene blir vedtakene sendt tilbake til saksbehandler for oppfølging. 

US/SB

 

Saksbehandler er ansvarlig for å skrive melding om vedtak, som kan produseres etter at saksbehandler har fått beskjed om at vedtaket er påført saksfremlegget.

SB

 

Dersom melding om vedtak skal besvare og avskrive et inngående brev tidligere i saken, så hent frem det inngående brevet, klikk på Meny-knappen på den inngående journalposten og velg Besvar og avskriv restanse.

Dersom melding om vedtak ikke skal besvare og avskrive et inngående brev klikker du på Ny jpost og velger Nytt utgående dokument.

SB

 

Registrer journalpostopplysninger. Eventuelt intern kopi, tilgangskode (gradering) og tilgangsbegrensning (gruppe) legges inn. Produser melding om vedtak ved å velge riktig dokumentmal for melding om vedtak. Skriv inn evt tilleggsopplysninger i brevet utover vedtaket som er flettet inn. Husk å endre status når dokumentet ferdigstilles (journalstatus E)

SB

 

Produser eventuelle vedlegg til journalposten. Vedlegg til utgående brev som ikke er lagret elektronisk vurderes av saksbehandler og sendes evt arkivtjenesten for skanning.

SB

 

Ved behov for godkjenning fra leder før melding om vedtak sendes til mottaker en vente med å ferdigstille dokumentet til leder har lest og evt kommentert (journalstatus må være R). Bruk flaggmelding til leder for forepørsel om godkjenning.

SB

 

Når dokumentet er endelig med underskrifter og evt godkjent fra leder endrer en til journalstatus E for ekspedert når dokumentet ekspederes. Arkivtjenesten endrer status fra E til J (journalført) slik at det kommer på offentlig journal (postliste).

SB

 

Dersom det ikke forventes flere dokumenter i saken, påfører saksbehandler merknad av type ØA (Ønskes avsluttet) på arkivsaken. Arkivtjenestens rutiner fanger opp denne statusen og avlutter saken formelt i WebSak.

SB

 

Referere saker til politikerne

Formål:

Sikre at politikerne blir orientert om forespørsler, invitasjoner eller lignende som er kommet til kommunen og som er av en slik art at det ikke skal behandles.

 

Ansvar/tidspunkt:

Saksbehandler. Ved behov.

 

Fremgangsmåte:

 

Rutinebeskrivelse

Ansvar

 

Finn fram til den journalposten du vil referere til politikerne. 

LED/SB

 

Velg Referer i utv fra Meny på journalposten. 

LED/SB

 

Velg hvilket utvalg (ett eller flere) denne orienteringen skal gå til. Referatsaken er nå lagt inn på kølisten til utvalgene. 

LED/SB

 

Ordfører avgjør hvilke saker som faktisk blir referert. Flaggmelding tilbake til saksbehandler dersom det ikke blir referert.

ORD

Fjerne feilregistrerte journalposter fra arkivsaker (”slette” journalpost)

Feilregistrere journalposter kan ikke slettes fra WebSak, men dersom en journalpost er feilregistrert skal saksbehandler gi melding om dette til arkivet ved å bruke valget Feilregistrert fra Meny på journalposten. Arkivtjenesten kategoriserer journalposten som feilregistrert og setter status på journalposten til U (Utgått) og evt. fjerner den fra arkivsaken

 

Registrert journalpost på feil sak (flytte journalpost)

Dersom saksbehandler har opprettet en relevant og riktig journalpost i feil arkivsak og denne ønskes flyttet til en annen (riktig) arkivsak gis arkivet beskjed om dette ved hjelp av flaggmelding. Meldingen bør inneholde beskjed om hvilken arkivsak journalposten skal flyttes til.

 

OBS-dato på arkivsak

Saksbehandler kan sette OBS-dato på en arkivsak og kombinere denne med en merknad om hva som skal følges opp. Saker som en er saksansvarlig for og som har OBS-dato som har forfalt eller som har forfall om mindre enn 5 dager fanges opp i kurven OBS-dato i arbeidsbordet.

Presedenssaker

Formål:

Sikre at innbyggerne i Narvik kommune får lik behandling av likeartede saker.

 

Ansvar/tidspunkt:

Leder. Ved behov.

 

Fremgangsmåte:

Dersom man i løpet av saksbehandlingen kommer fram til at en bestemt sak skal danne mønster for tilsvarende saker i framtiden, skal en sette på presedens-opplysninger på saken. Det er saksbehandler sitt ansvar å sette på presedens-opplysninger, men en beslutning om dette skal tas i samråd med leder.  Presedensopplysningene settes på saken med henvisning til det eller de dokumenter i saken som utgjør presedensen. I merknadsfeltet setter inn et stikkord på hvorfor saken danner presedens. 

 

 

Rutinebeskrivelse

Ansvar

 

Finn fram til den sak som danner presedens for senere behandling av likelydende saker.

LED/SB

 

Velg Jf.sak/presedens under Meny på saken.

LED/SB

 

Skriv inn presedenstype og stikkord om saken

LED/SB

 

Velg hvilke(n) journalpost(er) i saken som utgjør presedensen.

LED/SB

 

Knytt evt denne presedensen sammen med andre saker for å gruppere de til denne presedensen.

LED/SB

 

12. INTERN KONTROLL/AVVIKSBEHANDLING

Arkivtjenesten vil i samarbeid med avdelingsledere gjennomføre jevnlige kontroller av at denne rutinen følges. Dette kontrolleres først og fremst av arkivtjenesten som vil sørge for avslutning og riktig arkivering av alle saker og dokumenter, men også ved uttak av rapporter og gjennom brukerstøtte.

Ved avvik skal ansvarlig leder/saksbehandler kontaktes for å sikre læring av rutinen og riktig bruk av WebSak.

Laster...