Arkivtjenesten er av vesentlig betydning for en effektiv kommunalforvaltning og saksbehandling. En god arkivtjeneste med felles arkivsystemer og rutiner bidrar til å sikre at administrative, juridiske og forskningsmessige hensyn og publikums interesser blir ivaretatt på en forsvarlig måte. Kommunale arkiver er av vesentlig betydning for innbyggernes rettssikkerhet, som beslutningsgrunnlag for forvaltningen, og som historisk kildegrunnlag.

I henhold til forskrift om offentlige arkiv av 01.01.2018 §4 er alle offentlige organ pålagt til enhver tid å ha en ajourført arkivplan.

Da arkivloven trådte i kraft i 1999 var det blant annet for å sikre at bevaringsverdige arkiver blir tatt vare på og gjort tilgjengelige for samtid og ettertid.

Målsetting

Arkivplanen skal ivareta dokumentasjonsplikten i Narvik kommune og være et styrende dokument i arbeidet med saksbehandling og dokumentfangst, for ledere, saksbehandlere og arkivarer. Arkivplanen vil bidra til at Narvik kommune enklere og mer effektivt saksbehandler, i henhold til arkivplan og gjeldende lovverk. Arkivplanen skal også bidra til økt kvalitet i saksbehandlingen.

Fremtidens arkiver blir mer automatisert og digitalisert, og en arkivplan vil gjøre det enklere å holde oversikt over arkivalier, og ta strategiske valg.

Arkivplanen skal også gi en bedre oversikt over

• politisk og administrativ organisering
• arkivorganisering
• arkivtjenestens ansvar og myndighet
• arkivoppgaver
• sak-/arkivsystem
• fagsystem og databaser
• lover, forskrifter, instrukser, regler, planer og interne rutiner som gjelder for arkivarbeidet og saksbehandlingen
• kassasjon og bevaring
• avlevering til depot

Arkivplan for hvem?

Arkivplanen vil i hovedsak være et verktøy for arkivtjenesten, men vil også være til hjelp for saksbehandlere og ledere i Narvik kommune som ønsker oversikt over organisasjonen og arkivarbeidet.

Arkivplanen gjelder for alle driftsenheter i Narvik kommune.

Arkivplanen er produsert i Arkivplan.no.

Arkivplanen blir oppdatert kontinuerlig, og minst en gang i året. Ved endringer vil arkivplanen bli arkivert i WebSak.