Alle rom hvor det oppbevares arkivmateriale over lengre tid i Narvik kommune, regnes som arkivlokaler, også vanlige kontorlokaler som inneholder arkivmateriale. Kommunen har tre typer arkivlokaler:

• Lokaler for aktivt arkiv (dagligarkiv/arkivtjenesten/tjenestestedene)
• Lokaler for fjernarkiv (Narvik rådhus/gamle Narvik sykehjem/tjenestestedene)
• Arkivdepot – Arkiv i Nordland

Forskrift om utfyllende tekniske og arkivfaglige bestemmelser om behandling av offentlige arkiver (riksarkivarens forskrift) gir nærmere regler om bygningsmessige krav til arkivlokaler og spesialrom for arkiv.
For arkivlokalene i gamle Narvik sykehjem er dette ikke godkjente lokaler.

Offentlige organ skal ha regler for hvem som har adgang til arkivlokalene. Adgangen skal begrenses til de personer som trenger det av hensyn til sine oppgaver, og skal ikke bryte med bestemmelsene om taushetsplikt etter forvaltningsloven. Det er utarbeidet en rutine for tilgang til arkivlokalene i gamle Narvik sykehjem og arkivlokale i rådhus.

Arkivtjenesten er ansvarlig for arkivlokalene i U1. Dette i henhold til arkivlovens krav til sikring av arkivlokaler:1. Enhetsleder må sende ønske om tilgang til de aktuelle arkivlokaler til arkivtjenesten med en begrunnelse for behovet for tilgang til arkivlokalene.     
2. Når personer utenom Narvik kommune får tilgang til lokalene, skal arkivleder informeres og godkjenne person og aktuell periode.

Arkivtjenesten er ansvarlig for å holde listen over tilganger ajourført til enhver tid.

Alle arkivlokaler skal ha fast renhold, jmf Forskrift om utfyllende tekniske og arkivfaglige bestemmelser om behandling av offentlige arkiver (riksarkivarens forskrift)
I spesialrom skal renhold gjennomføres minst én gang pr måned.
Daglige arkiv rengjøres en gang i uken.                   
Tjenestestedene skal ha egen renholdsplan som ivaretar krav i arkivforskriften.

• Røyking og annen brannfarlig virksomhet skal være forbudt.
• Rommet kan kun inneholde elektrisk utstyr som er nødvendig for virksomheten i arkivlokalet.
• Rommet skal være sikret mot vann og fukt. Det skal ikke tas i bruk lokaler som man vet kan være truet av flom eller oversvømmelse.
• Det skal ikke være sikringsskap o.l. i rommet.
• Bygningsdelene i rommet skal minst ha brannmotstandsevne REI 30 og være utført i materialer som er avgrenset brennbare. Arkivlokalet skal ha håndslukkingsapparat .
• Rommet skal ha stabilt klima, med vanlig romtemperatur og relativt luftfuktighet rundt 50 %.
• Kontorrom der en har arkiv, skal gå inn i det ordinære sikkerhetsopplegget for bygningen. Arkivmaterialet skal være sikret mot ulovlig tilgang og mot innbrudd, dessuten skal det være regler for hvem som har adgang til arkivlokalet.

Arkiv som har blitt skilt ut etter periodisering skal normalt overføres til bortsettingsarkiv, men kan også oppbevares i kontorlokale hvis de er i hyppig bruk. Med hyppig bruk regnes minst en gang i uken. Arkivmaterialet i bortsettingsarkivet skal normalt avleveres til depot når det er 25 år gammelt. Avvik fra denne regelen må avtales med ledelsen for kommunens depotordning.

Arkivmaterialet bør være ordnet slik at bevaringsverdig og kassabelt materiale er oppbevart hver for seg. De journalførende enhetene har selv ansvaret for å holde vedlike systematikk og orden i bortsettingsarkivene.

Arkivlokale som skal benyttes til bortsettingsarkiv skal kunne klassifiseres som spesialrom for arkiv. I tillegg til kravene for dagligarkiv skal spesialrom for arkiv tilfredsstille disse kravene:

• Tilfluktsrom skal ikke brukes som arkivlokale, annet enn til oppbevaring av arkivmateriale som er vedtatt kassert etter en viss tid.
• Lokalene skal være innredet slik at arkivmaterialet ikke står tett inntil vegger og tak eller rett på golvet.
• I spesialrom for arkiv skal det ikke være vannrør.
• I spesialrom for bortsettingsarkiv skal bygningsdelene minst ha brannmotstandsevne REI 60 og utføres i materialer som er avgrenset brennbare.
• Spesialrom for arkiv skal ha selvlukkende dør. De skal normalt ikke ha vinduer.
• Reoler skal være av ikke brennbart materiale.
• Spesialrom for arkiv skal ha automatisk brannalarm.
• Spesialrom for arkiv skal være sikret med særskilt innbruddsalarm
• Spesialrom skal varmes opp med varmekabler i gulv eller i egne vernekonstruksjoner eller med varmluftsanlegg.

Arkivskap med brannmotstandsevne EI 90 eller høyere kan brukes til oppbevaring av bortsettingsarkiv, i stedet for spesialrom.